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Recolectar y administrar extractos es un proceso crítico en la planificación de un evento profesional. El sistema de administración de extractos de Xtag proporciona una solución profesional, satisfactoria y amigable para operar en todas las etapas del proceso: presentación y recopilación de extractos, remisión a los colaboradores apropiados, gestión y administración del proceso desde la investigación en sí misma hasta el diseño del programa completo del evento y el armado de un registro de los extractos utilizados.

Sistema de Administración de Extractos - ¿Cómo Funciona?

La administración de extractos en eventos profesionales se realiza en varias etapas, empezando por la solicitud de extractos, siguiendo por la gestión y administración de los mismos en la etapa de investigación y, finalmente, llegando al producto final – Diseño del programa del evento y el registro con los extractos utilizados.

El sistema de administración de extractos genera un acceso a todos los remitentes. Se le envía a cada uno de ellos una solicitud para la presentación de extractos con los datos de acceso y la dirección del formulario a completar. Este formulario estará vinculado con el sitio web del evento y asegurará que los datos de los remitentes de extractos se encuentren completos y el cumplimiento de las normas y limitaciones de escritura. Una vez entregado el extracto se enviará un correo electrónico al remitente acreditando la recepción del mismo y su introducción al sistema. El remitente del extracto podrá conectarse al sistema y realizar cambios en él hasta la fecha que determine el organizador del evento.

Al término de la presentación de los extractos, el organizador del evento desviará los extractos a los distintos investigadores. El sistema de extractos permitirá al organizador del evento determinar cuántos revisores son necesarios para cada extracto y cuántos extractos serán asignados a cada revisor, formular preguntas para guiar a los revisores, y armar una fórmula para determinar la calificación final. Posteriormente, los revisores ingresarán al sistema y comenzarán a analizar sus extractos asignados. Todo esto bajo el control del organizador del evento, quien podrá en toda etapa editar las revisiones. Al final de la presentación de las revisiones, el sistema de extractos calculará la calificación final de acuerdo a la fórmula establecida de manera que el comité organizador del evento pueda utilizar esta información para aprobar o rechazar determinados extractos.

El panel principal del sistema de administración de extractos hace que el diseño del programa del evento y el armado del registro de extractos sea un proceso sencillo y fácil de concretar. Además, mediante el panel principal se determinarán las fechas del evento, las conferencias y actividades paralelas a realizar, se podrá exportar el registro de extractos en varios formatos y, finalmente, introducir el registro de extractos y el programa final a la aplicación y a la página web del evento.